「サスケ」を長期間ご利用いただくなかで、不要なデータや重複情報が少しずつ蓄積されてしまうことがあります。こうしたデータを一度に整理しようとすると、内容の確認や修正に想像以上の時間と手間がかかってしまう恐れがあります。
ここでは、データを常に整った状態で保ち、快適にご活用いただくために、導入初期から意識しておきたいポイントをご紹介いたします。
重複項目の管理について
重複チェックの条件は1つに絞ることを推奨しています。なぜなら複数の条件を設定すると名寄せの精度が下がり、同一データが複数作成される可能性があるからです。
例）「会社名」及び「電話番号」を重複条件とした場合、両方が一致する場合のみ重複と認識され、どちらか一方だけ一致している場合には別データとして登録されてしまいます。
重複判定に用いる項目は、以下のような特性を持つものが望ましいです。
・必ず入力されている
・正確に入力されている
・ユニークな値である
例：会社ごとに管理するなら電話番号、担当者ごとに管理するならメールアドレス など。
※重複チェック項目の仕様についてはこちらをご参照ください。
💡運用途中で重複判定項目を変更することはあまり推奨しておりません。
過去のデータとの整合性が崩れ、重複データが増える要因となります。
管理項目の設計について
管理項目はどの機能でどの情報を管理するかを明確に定め、必要な情報を過不足のなく整理することが重要です。
※類似の項目が複数存在したり、使用されていない項目が残っていたりすると管理が煩雑になります。
①顧客テーブル
登録する情報は、多すぎても少なすぎても扱いにくくなります。画面上で1回のスクロールで見渡せる程度の項目数に収めることが理想です。
※顧客テーブルの詳細及び顧客テーブルで管理する項目についてはこちらをご参考ください。
②リードソースと履歴グループ
この2つの機能は役割が異なります。どの情報を「リードソース」で管理し、どの情報を「履歴グループ」で管理するのか、あらかじめルールを決めておくことが大切です。
※リードソースの詳細についてはこちら、履歴グループの詳細についてはこちらをご参考ください。
権限設定について
項目のカスタマイズを行えるユーザーは制限することをオススメします。
誰でも自由に変更ができる状態だと、類似の項目が乱立したり、本来リードソースや履歴グループで管理すべき情報を意図しない箇所に作成してしまうなど、データの一貫性が損なわれるリスクがあります。
運用のポイント
💡表記ゆれを極力なくすことが大切です。
💡定期的なメンテナンスを行いましょう。
例）使用されていないメールアドレスの削除、データ寄せなど。